Sekretariat Dinas Koperindag Seruyan

Diposting pada

Sekretariat dipimpin Sekretaris, mempunyai ikhtisar jabatan memberikan pelayanan administrasi kepada semua unsur di Dinas meliputi ; Penyusunan Program Kegiatan dan Tata Usaha. Mengkoordinir penyusunan rencana dan evaluasi program kegiatan, penyusunan LAKIP, bahan LKPJ, bahan LPPD, Penetapan Kinerja, SPM, SP, RO, TEPPA, administrasi kepegawaian dan urusan organisasi lainnya.

Untuk melaksanakan ikhtisar jabatan menyelenggarakan fungsi :

  1. Pengkoordinasian penyusunan rencana program kerja dan anggaran;
  2. Pengelolaan urusan tata usaha, surat menyurat, rumah tangga dan perlengkapan/perbekalan, hukum, organisasi dan hubungan masyarakat;
  3. Pengelolaan administrasi kepegawaian;
  4. Pengelolaan administrasi keuangan;
  5. Pengkoordinasian penyusunan laporan kinerja dinas;
  6. Pengkoordinasian penyelenggaraan tugas satuan organisasi dinas;
  7. Pengkoordinasian pembinaan, monitoring, evaluasi dan pengawasan serta pelaporan pelaksanaan tugas.

Untuk melaksanakan fungsi, Sekretaris mempunyai uraian tugas :

  1. Membuat rencana kerja dan langkah-langkah kegiatan sekretariat sebagai acuan pelaksanaan tugas;
  2. Mengkoordinasikan dan mendistribusikan tugas kepada Kepala Sub Bagian dilingkungan Sekretariat sesuai dengan bidang tugas masing-masing agar tugas-tugas dapat dilaksanakan dengan baik;
  3. Memberi petunjuk kepada para Kepala Sub Bagian di Lingkungan Sekretariat sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku;
  4. Memeriksa dan mengoreksi hasil kerja para Kepala Sub Bagian di Lingkungan Sekretariat sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
  5. Menyelenggarakan administrasi tata usaha kepegawaian, meliputi proses ; usulan kenaikan pangkat, menyusun DUK, Daftar Nominatif dan Formasi PNS, Diklat PNS, Surat Ijin, Cuti, Sakit, serta menyiapkan dan merekapitulasi daftar hadir PNS;
  6. Menyelenggarakan administrasi keuangan, penyusunan program dan penyiapan dana serta pertanggungjawaban keuangan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
  7. Menyelenggarakan administrasi perlengkapan meliputi inventarisasi asset dinas, pemeliharaan barang, membuat usulan/mengadakan ATK dan perlengkapan rumah tangga dinas serta menyusun Rencana Tahunan Barang Unit (RTBU) sesuai ketentuan yang berlaku;
  8. Mengkoordinir seluruh satuan organisasi di lingkungan dinas dalam rangka menyusun RENJA, RENSTRA, LAKIP, bahan LKPJ, bahan LPPD, Penetapan Kinerja, SPM, SP, RKA, RO dan DPO;
  9. Memproses usulan pengangkatan/pemberhentian satuan pemegang kas, PSBJ, Pemeriksa Barang dan Pengurus Barang;
  10. Menyelenggarakan urusan surat menyurat, rumah tangga dan urusan lainnya yang belum diuraikan pada bidang lain;
  11. Mengoordinasikan perencanaan program kegiatan dan anggaran dinas;
  12. Mengkoordinir penyusunan laporan berkala dinas;
  13. Menilai sasaran kerja pegawai berdasarkan hasil kerja yang dicapai sebagai bahan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP);
  14. Melaporkan pelaksanaan kegiatan di lingkungan Sekretariat berdasarkan pelaksanaan kegiatan bawahan sebagai bahan masukan bagi pimpinan; danMelaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan sesuai bidang tugas.

Untuk menjalankan tugas, fungsi, dan uraian tugas sebagaimana dimaksud di atas, Sekretaris dibantu oleh :

Kepala Sub Bagian Umum mempunyai ikhtisar jabatan menyelenggarakan urusan surat menyurat, pengelolaan administrasi kepegawaian,pengadaan, pengelolaan, pemeliharaan barang/asset inventaris dinas.

Dalam melaksanakan ikhtisar jabatan, Kepala Sub Bagian Umum, menyelenggarakan fungsi :

  1. Penyusunan rencana program dan kegiatan dibagian tata usaha dan kepegawaian;
  2. Penyiapan bahan-bahan untuk penyusunan operasional dibidang pelaksanaan pengelolaan kesekretariatan;
  3. Penyiapan pelayanan pemenuhan kebutuhan kantor untuk keperluan pelaksanaan tugas;
  4. Penyiapan administrasi surat menyurat, penomoran dan penyerahan SKRD dan izin;
  5. Pelaksanaan pengelolaan perlengkapan;
  6. Penyimpanan, penataan dan pemeliharaan arsip dan dokumen; dan
  7. Pembinaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas.

Untuk melaksanakan fungsi, Kepala Sub Bagian Umum mempunyai uraian tugas:

  1. Menyusun program kerja/kegiatan Sub Bagian Tata Usaha sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
  2. Mempelajari ketentuan, peraturan, kebijakan dan pedoman yang berhubungan dengan bidang tugas;
  3. Menyelenggarakan administrasi tata usaha meliputi ; pengagendaan, pengaturan surat-surat/naskah yang akan ditandatangani oleh atasan, pendistribusian surat masuk dan surat keluar, pengarsipan naskah dinas/dokumen dan memproses Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD);
  4. Menyelenggarakan administrasi kepegawaian meliputi Usulan Kenaikan Pangkat (UKP), menyusun Daftar Nominatif dan Formasi PNS, Diklat PNS, Surat Ijin, cuti, sakit, menyiapkan dan merekapitulasi daftar hadir, pensiunan dan berhenti PNS;
  5. Menyelenggarakan administrasi perlengkapan meliputi inventarisasi barang milik dinas, pemeliharaan barang, membuat usulan-usulan, pengadaan ATK dan rumah tangga dinas, serta menyusun Rencana Kebutuhan Tahunan Barang Unit (RKTBU);
  6. Mempelajari ketentuan, peraturan, kebijakan dan pedoman yang berhubungan dengan perencanaan dan pengelolaan barang/asset (perlengkapan);
  7. Membuat konsep surat-surat yang berkenaan dengan administrasi perlengkapan;
  8. Mengelola dan menyelenggarakan tata usaha perlengkapan;
  9. Menyelenggarakan dan memproses penyelesaian administrasi perlengkapan sesuai ketentuan yang berlaku;
  10. Mengatur, memelihara, menjaga kebersihan dan keindahan, ketertiban dan keamanan;
  11. Memeriksa dan mengoreksi hasil kerja bawahan sebelum disampaikan kepada atasan;
  12. Menilai sasaran kinerja pegawai di lingkungan Sub Bagian Tata Usaha berdasarkan sasaran kinerja yang dicapai sebagai bahan pembuatan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP);
  13. Melaporkan pelaksanaan kegiatan di lingkungan Sub Bagian Tata Usaha berdasarkan pelaksanaan kegiatan bawahan sebagai bahan masukan bagi pimpinan; dan Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan.

Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan mempunyai ikhtisar jabatan menyusun perencanaan program/kegiatan dan anggaran, penyiapan koordinasi pelaksanaan perencanaan, pengelolaan anggaran, pertanggungjawaban anggaran, pelaporan program kegiatan dan anggaran.

Dalam melaksanakan ikhtisar jabatan, Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan, menyelenggarakan fungsi :

  1. Penyusunan rencana program dan kegiatan di bidang Koperasi, UKM, Industri dan Perdagangan;
  2. Penyiapan data basis program untuk menyusun rencana kegiatan pada Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan;
  3. Penyiapan bahan dan data penyusunan program dan anggaran;
  4. Penghimpunan data dari semua bidang sebagai bahan penyusunan program dan anggaran dinas;
  5. Pembinaan, pengendalian, monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas;
  6. Penghimpunan bahan dan data perencanaan dan pengelolaan keuangan;
  7. Pelaksanaan pengelolaan dan pengendalian keuangan;
  8. Penghimpunan petunjuk teknis dibidang pelaksanaan anggaran, pembukuan, perbendaharaan dan verifikasi;
  9. Penghimpunan, pengklarifikasian, mengolah data dan bahan analisis pelaksanaan anggaran, pembukuan, perbendaharaan dan verifikasi;
  10. Pembinaan dan pengawasan pelaksanaan tugas bendaharawan; dan
  11. Pembinaan, pengendalian, monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas.

Untuk melaksanakan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan mempunyai uraian tugas sebagai berikut :

  1. Menyusun program kerja kegiatan Sub Bagian Bina Program sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas;
  2. Mempelajari ketentuan, peraturan, kebijakan dan pedoman yang berhubungan dengan perencanaan, pengelolaan keuangan dan barang/asset (perlengkapan);
  3. Menyiapkan formulir isian untuk usulan rencana program dan kegiatan seluruh satuan unit organisasi (bidang) di lingkungan dinas;
  4. Menyiapkan RENJA, RENSTRA, LPPD dan bahan LKPJ Dinas Koperasi Usaha Kecil dan Menengah Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Seruyan;
  5. Menyiapkan bahan Dinas Koperasi Industri dan Perdagangan;
  6. Menyiapkan SP Dinas Koperasi Industri dan Perdagangan;
  7. Menyiapkan RKA, RO dan DPA Dinas Koperasi Industri dan Perdagangan Kabupaten Seruyan;
  8. Menyiapkan LAKIP dan TEPPA Dinas Koperasi Industri dan Perdagangan Kabupaten Seruyan;
  9. Menyiapkan Penetapan Kinerja Dinas Koperasi Industri dan Perdagangan Kabupaten Seruyan;
  10. Membuat konsep surat-surat yang berkenaan dengan administrasi keuangan;
  11. Mengelola dan menyelenggarakan tata usaha keuangan;
  12. Memproses dan menyelesaikan keuangan dan perlengkapan kegiatan atau lainnya sesuai ketentuan yang berlaku;
  13. Mempersiapkan bahan-bahan dalam rangka pengusulan penerbitan SPD belanja langsung dan tidak langsung dinas;
  14. Membuat dan mengajukan SPP guna memperoleh penyediaan dana untuk keperluan Belanja Langsung dan Tidak Langsung dinas;
  15. Menyelenggarakan administrasi keuangan dan perlengkapan meliputi : pembayaran gaji, tunjangan lainnya dan menyiapkan keuangan;
  16. Mengkoordinir penyiapan dana untuk kegiatan Belanja Langsung dan Belanja Tidak Langsung;
  17. Memberi petunjuk kepada Bendahara Pengeluaran untuk melakukan administrasi penerimaan dan pengeluaran keuangan;
  18. Mengkoordinir pembuatan laporan pertangggungjawaban keuangan bulanan, triwulan, semesteran/prognosis dan tahunan;
  19. Menyiapkan Surat Perintah Membayar (SPM);
  20. Menerima pembayaran dan menyerahkan bukti pembayaran sesuai SKRD yang ditetapkan;
  21. Memeriksa dan mengkoreksi hasil kerja bawahan sebelum disampaikan kepada atasan;
  22. Menilai sasaran kinerja pegawai dilingkungan Sub Bagian Bina Program berdasarkan sasaran kerja yang dicapai sebagai bahan pembuatan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP);
  23. Melaporkan pelaksanaan kegiatan di lingkungan Sub Bagian Bina Program berdasarkan pelaksanaan kegiatan bawahan sebagai bahan masukan bagi pimpinan;
  24. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan sesuai bidang tugas